Archivo Abril 16th, 2009

Aprovéchate de Google Docs

Parte del atractivo de la web de Google, basada en la productividad de las aplicaciones, es la integración entre ellas: Gmail puede enviar eventos al Calendario Google, el Calendario puede enviar recordatorios y notas a Gmail, etc. Últimamente Google ha extendido esa integración para que trabajar con Google Docs sea un poco más fácil.

Google Gadgets

Hay un gadget de Docs para Gmail que coloca, dentro de tu bandeja de entrada, una lista de los documentos a los que has accedido recientemente. También hay un gadget de Google Docs para el escritorio que te permite buscar y abrir tus documentos de Google directamente desde tu escritorio. Y no olvides el práctico enlace de Gmail que te permite convertir rápidamente cualquier email en un documento.
Los tres por sí solos son útiles, pero juntos puede integrar tu espacio de trabajo de Google en las herramientas de tu escritorio y dejar atrás las que ya tienes.

Integración Gmail

Si usas Gmail junto con Google Docs, hay dos nuevas características que pueden hacer tu vida más fácil. La primera es el nuevo gadget de Google Docs, que te proporciona una lista de los documentos recientemente editados, así como una herramienta de búsqueda, en una práctica y pequeña barra de herramientas en Gmail.
Para conseguir el gadget solo tienes que habilitarlo a través de Labs en Gmail.
Entra en Gmail, pincha en Configuración y ve a Labs. Encuentra la opción “Gadgets de Google Docs” y habilítala. El gadget de Google Docs para Gmail aparecerá en la columna de la izquierda debajo del recuadro de chat, etiquetas y otros recuadros que hayas habilitado ya.
Consejo: Puedes ir directamente a la sección Labs de Gmail pinchando en el icono pequeño, un vaso de laboratorio verde, que está en la esquina de la derecha de la ventana de Gmail.
Cuando estés en Labs, dirígete a “Crear un documento” y habilítalo también. Eso añadirá un enlace en todos tus emails para convertirlos en documentos de Google. El nuevo enlace aparecerá a la derecha del mensaje, debajo de “Ventana nueva”, “Imprimir todo” y otras herramientas de mensajes.

Consejo: Para tener mayor control de tu barra de Gmail, configura “Arrastrar y colocar en la barra de navegación” en Labs, que te permite reordenar los recuadros de Gmail situados en la parte izquierda.

Ahora tienes Google Docs directamente en Gmail y puedes convertir un email en un documento Google, pero ¿qué pasa con el escritorio? Bueno, Google también se ha encargado de eso.

Herramientas del escritorio

El nuevo software de la barra de Google añade un nuevo gadget que te permite acceder a tus documentos de Google desde el escritorio. La posibilidad de buscar y abrir los documentos desde el escritorio es fantástica, pero aún es más sorprendente, poder arrastrar y soltar los documentos desde Google a tu escritorio para descargarlos.

Algunos consejos y trucos

Las herramientas oficiales de Google no son la única forma de sacarle provecho a Google Docs. A los usuarios ingeniosos se les han ocurrido también algunas ideas, así que si tienes una buena idea no dudes añadirla a la lista.

• Si tu navegador puede abrir favoritos en la barra (como Firefox) añade este enlace a tus favoritos: http://docs.google.com/API/IGoogle y configúralo para que se abra en la barra. Así cargarás el gadget de Gmail Docs en tu barra para acceder más rápido a tus documentos.

• Los usuarios de Mac no pueden utilizar todos los servicios Google Gadgets, pero tienen Precipitate que usa el API de Google Docs para añadir tus documentos al Spotlight.

• ¿Necesitas tener acceso a Google Docs sin tener conexión? Instala Gears y habilita el acceso sin conexión pinchando en enlace “sin conexión”, situado en la esquina derecha de la página principal de Google Docs.

• ¿Quieres hacer un recopilatorio de muchos documentos de MS Word en un archivo PDF? Pues, sólo tienes que subir los documentos de Word a Google Docs, uno a uno, luego abre cada uno de ellos y pincha en imprimir. Google imprimirá cada documento como un PDF, que podrás guardar en tu escritorio.

Este artículo es un fragmento traducido del artículo: “Get More Out of Google Docs” sacado de la página web WIRED.

Traducido por Natalia Martínez Díaz.

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